Amikor a céged működésében, a napi munkavégzésben hibát találsz, csináld ezt
1) Legyen egy platform, ahová bárki, aki hibát talál, le tudja írni
Ez lehet egy Google Dokumentum, egy Trello tábla, vagy az én nagy kedvencem, a Notion.
A lényeg az, hogy kollaboratív dokumentum legyen, azaz lehessen online megosztani és egyszerre több ember is szerkeszthesse.
Nos, létrejön egy hiba, amit észreveszünk, és aki felfigyelt rá, beírja egy listába, vagy egy táblázatba. Innentől kezdve nem felejtődik el, hanem valamikor valaki azzal kezdeni fog valamit.
2) Valaki nézze át rendszeresen ezt a hibalistát
Kell valaki, akinek az a dolga, hogy akár napi, akár heti szinten átnézi ezt a listát és gondoskodik róla, hogy mindegyik hibával foglalkozzon valaki.
Nem az ő dolga lesz mindent megszerelni, kijavítani, de az ő felelőssége, hogy a javítások megtörténjenek.
Egy kis cégben a tulajdonos tud ez az ember lenni, nagyobb cég esetén a kontroller.
3) Mindent DUPLÁN javítunk – első a tűzoltás
Ez ennek a cikknek a lényege: mindent duplán javítunk ki, hogy ne kelljen kétszer (vagy sokszor) dolgozni, hogy ne ugyanazokat a köröket fussuk.
Az egyik javítás természetesen a tűzoltás: adott egy hiba, sok esetben azonnal meg kell oldani a konkrét helyzetet. Elhárítjuk a problémát, megelőzzük a nagyobb károk kialakulását, kezeljük a krízist, vagy elakadást.
De ez csak tüneti kezelés. Ha ennyiben megállunk, akkor ez a típusú hiba jó eséllyel újra elő fog fordulni a jövőben.
Ezért nem csak tüzet oltunk, hanem rendszerszinten is kijavítjuk a hiba okát.
4) Majd a rendszeren is módosítunk, hogy többé ez a hiba ne fordulhasson elő
Ennek érdekében meg kell vizsgálni, mi okozhatta a hibát. Ennek számtalan oka lehet, de jó eséllyel besorolható valamelyik nagy kategóriába:
- Vagy nem volt jól kiadva a feladat,
- Vagy nincs valamilyen működés jól leszabályozva,
- Vagy egy folyamat, ill. annak lépései nincsenek megfelelően definiálva,
- Illetve az is lehet, hogy egy adott eszköz nem alkalmas a hibamentes működésre.
A tűzoltás után derítsük ki, mi a hiba valódi oka, és változtassunk a rendszeren: írjuk át a szabályainkat, tervezzük újra a folyamatokat, dokumentáljuk újra az eljárásokat, stb.
Tudom, hogy ez óriási munka és semmi kedvünk nem lesz hozzá, de ha nem dolgozunk duplán, akkor majd dolgozhatunk kétszer. Meg százkétszer.
Ha viszont vesszük a fáradtságot arra, hogy mindent rendszerszinten is kijavítsunk, a típushibák kb. fél év alatt el fognak fogyni.
Kezdd most azzal, hogy, létrehozod ezt a hibajegyzéket és kijelölsz egy felelőst, akinek néznie kell ezt a listát rendszeres időközönként.
A lényeg, hogy nem ennek az embernek kell mindent kijavítania, de neki kell majd gondoskodni róla, hogy minden hiba rendszerszintű kijavítása is megtörténjen.
Ha figyelsz erre, ha alkalmazod ezt a technikát, egyre kevesebb lesz a hiba a cégben, ami egyből plusz profitban is jelentkezik majd (mert a hibázás nagyon drága dolog egyébként). Kényszerítsd rá magad, hogy minden hibát duplán javíts ki: tűzoltás és egyből rendszerszintű módosítás!
