Az áramlási sebesség lesz a kulcs – nézd csak meg a tágabban vett gazdaságot
Amikor beüt egy-egy válság (pénzügyi válság vagy akár a Covid-19), azt látjuk, hogy nincs kevesebb pénz a világon (nem tűnik el a pénz), csak lelassul a forgási sebessége. Az emberek nem adják ki olyan könnyen a pénzüket, így belassul az áramlás.
És ez, azaz az áramlás lelassulása képes letérdeltetni az egész világot.
Ugyanez a probléma a cégeknél, kicsiben is
A fő kérdés az, hogy mi az a folyamat a cégedben, ami az értéket termeli. Azaz hogy jön létre a termék-szolgáltatás, hogyan jut el a vevőhöz, a pénz pedig a céghez?
Ezt hívjuk értékteremtő folyamatnak, vagy gerincfolyamatnak.
Ha van például egy bolt, az
- beszerzi a terméket a nagykerben,
- raktározza,
- kipakolja a polcra,
- ahonnan a vevők leveszik,
- és a kasszánál fizetnek.
Ebben a boltban ez a gerincfolyamat, minden erről szól. Bármilyen más tevékenységre csak azért van szükség, hogy ez a fő folyamat zökkenőmentesen történhessen.
Feladat
1) Térképezd fel a céged fő értékteremtő folyamatát
Ahhoz, hogy relatíve gyorsan nagy változást tudj elérni a cégednél, első körben írd össze a fenti példa alapján azokat a lépéseket, ahogy a Te céged az értéket előállítja (tudod: termék be, termék ki, pénz be).
Ha szolgáltatsz, és nem terméket forgalmazol, akkor is létrejön valahogy a szolgáltatás, kellenek hozzá eszközök, szaktudás, alapanyagok, stb. Tehát mindenképp van minden cégnél gyártás-beszerzés – akkor is, ha nem termékes cég.
Írd tehát össze a fő lépéseket, határozd meg a gerincfolyamatot. Ez kb. 3-5 perces gyakorlat, nem több.
2) Ha összeírtad a lépéseket, jöhetnek az elakadások
Írd be a gerincfolyamat lépéseit, állomásait egy táblázat oszlopába – ezek lesznek az oszlopfejlécek.
Utána pedig szépen alá mehet soronként, hogy melyik lépésnél milyen elakadások vannak – hol van behúzva a kézifék!
Ez már egy hosszabb gondolkodást igényel, bevonhatod a munkatársaid, az adott terület vezetőit is.
3) Íme pár tipikus lassító tényező – a Te cégedre melyik érvényes?
Minden cég más és más, sok cég kifejezetten speciális, de azért igyekszem Neked pár ötlettel segíteni, milyen kézifékek, elakadások lehetnek egy tipikus cégben, melyek lassítják az áramlási sebességet, ezzel nagyban akadályozzák a céget.
- Negatív alkalmazott, aki csak feszültséget teremt
- Lusta alkalmazott (vagy aki nagyon lassú)
- Kommunikációs problémák – például nem megfelelő feladatkiadás
- Rendezetlenség, nincs rend
- Kevés hely (árupakolást nagyon tudja lassítani, ha nincs elég hely)
- Hibás, elromlott eszköz (vagy régi, elavult, lassú)
- Nem tisztázott feladatok, munkakörök (ad-hoc megvalósítás, elbeszélés egymás mellett)
- Szervezettség hiánya (nincs megtervezve az áramlás útvonala, lépései, nincs kitalálva, mi honnan hova megy, ide-oda rohangálás)
- Ún. szortírozás (rendszerezés) hiánya – azaz egyforma feladatok nem egy munkakörben vannak, és egy munkakör többféle feladatot is ellát (például adminisztratív és operatív, azaz „rohangálós” feladata is van valakinek)
- Túlterheltség, túlfeszített rendszer vagy ember (alacsony létszámból vagy szervezetlenségből adódik)
- Hasonló a kapkodás, rohanás, túlvállalt határidők
- Megzavarások (amikor az értékes munkát végző munkatársat mások megszakíthatják kérdésekkel)
- Információhiány
- Nem megfelelő ritmus – az egyik állomás vár a másikra
- Képzés, szaktudás hiánya
- Hibázások (fókuszálás hiánya, hiányos tudás, vagy nemtörődömség miatt) – és a hibák javításához való folyamatos visszatérés
- Kevés vagy hibás alapanyag
- Személyes hatékonyság hiánya
Vizsgáld meg a gerincfolyamatod egyes lépéseit és próbáld megállapítani, melyik fázisban milyen elakadások, fékek lassítják az áramlást.
4) Állíts fel prioritási sorrendet
Javaslom, hogy első körben a folyamat végén lévő dolgokat tedd rendbe.
Tehát ne a bejövő áruval, a folyamat elejével, hanem a másik oldalon lévő elemekkel – pl. bejövő pénz – foglalkozz.
Ez nagyon fontos: ugyanis, ha a folyamat elejét rendbe rakod, és ott felpörögnek az események, de az időrendben utána következő lépések még nincsenek meg, rád fog omlani az egész rendszer!
Belülről építkezünk kifelé!
Vagy ha úgy jobban tetszik: hátulról előre felé. A folyamat végétől az eleje felé. Remélem, érthető, mert ez nagyon fontos!
Szóval fogd az időrendben utolsó 1-2 lépést, és ott nézd meg, milyen fékek vannak most is a rendszerben.
Állítsd ezeket prioritási sorrendbe. Melyiknek lenne legnagyobb hatása az áramlás felgyorsítására? Mit tudnál már ma megtenni? Mivel lehetne leggyorsabban elbánni?
5) Készíts tervet és vidd végig!
Ha megvan a prioritási sorrend, akkor az első 3-4 feladatra készíts tervet, rendelj hozzá felelőst (lehet, hogy Neked kell csinálni), adj határidőt, gondold ki, mi kell hozzá (erőforrások) és CSINÁLD MEG!
Hallgass rám: ha megcsinálod ezt a gyakorlatsort, ezt az 5 lépést, pár hónapon vagy egy éven belül meg fogod tudni duplázni (minimum) a céged profitját! Rálátok egy csomó cégre kívülről-belülről: a legtöbb kisvállalkozásban benne van a duplázás potenciálja!
De ezek a fékező tényezők visszafogják az áramlást. Itt az ideje leszámolni velük, mert ha már céget építünk, nem éri meg nem-a-legjobban-csinálni!
Kezdheted!
