Mit kezdj azzal az alkalmazottal, aki juszt se azt csinálja, ami a dolga lenne?

16 pontos megoldás-csekklista, mely lefedi a nemteljesítés komplett skáláját

Az egyik előző blogbejegyzésben vázoltam fel a 16 lehetséges okát annak, miért nem végzi valaki rendesen a munkáját. Most azt a cikket folytatjuk azzal, melyik esetben mit lehet tenni.

Kezdjük ott, hogy amikor egy új munkatárs érkezik a céghez, általában önmotivált. (“Új seprő jól seper.” – szoktuk mondani, annyir általánosan igaz ez a jelenség.)

Csakhogy pár hét vagy hónap alatt valahogy eltűnik az új emberünk önmotiváiója és azt látjuk, csökken a tempó, megjelenik a hanyagság, nő a selejtek száma, elkezdődnek a szabályszegések, jönnek a kifogások – az illető rálép a nemteljesítés skálájára. Valamiért szinte mindenkivel megtörténik ez. Egyszerűen nem tudunk jól bánni az emberekkel, és elrontjuk őket.

Természetesen létezik alkalmatlan ember – a skálán ezek az okok is szerepelni fognak. De sok esetben vezetői hiba okozza a munkavállaló önmotivációjának csökkenését, vagy azt, hogy a legnagyobb motiváltsága ellenére sem azt és úgy csinálja, amit mi elképzeltünk.

Íme a nemteljesítés 16 oka, sorrendben

Ahogy az előző cikkben is írtam, az egész előfeltétele, hogy egyáltalán legyen kitalálva a módja annak, hogy kell egy adott feladatot jól csinálni, a munkakört jól betölteni. (Folyamatok, dokumentáció, munkaköri leírás.) Magyarul legalább nekünk legyen egy elképzelésünk arról, mit várunk el a munkatárstól (és ezt ne váltogassuk sűrűn). Tegyük fel, hogy ez stimmel, azaz mi pontosan tudjuk, mit kellene az adott emberünknek csinálnia, de mégsem azt látjuk, amit mi a fejünkben elképzeltünk. Íme a lehetséges tizenhat ok:

I – Vezetői felelősségek

KATEGÓRIALEÍRÁSMEGJEGYZÉS
16. KÉPZÉSNem kapott (megfelelő) képzést, mintát, nincs képe arról, mit kellene létrehoznia, vagy hogyan kellene dolgoznia
15. VIZSGANem bizonyosodtunk meg, hogy tudja is, amit a képzésen tanult (vizsgák)
14. DOKUMENTÁCIÓNincs definiálva (írásban), hogy mit várunk el tőle, nem tudná elmondani a munkatárs egzakt módon, mi a munkaköre értékes végterméke, hogy miért is kapja a pénzt a cégben (munkaköri leírás, folyamatleírás, az adott feladat eljárásának leírása)
13. MEGÁLLAPODÁSNem állapodtunk meg vele (nem jelezte vissza), hogy ezt vállalja is, és fogja tudni biztosítani (amit elvárunk tőle) – mi rásóztuk az adott teendőt, de egy szóval sem mondta, hogy ezt ő szívesen csinálná
12. FELADATKIADÁSNem volt pontos a feladatkiadás. Nem definiáltuk, mit és hogyan csináljon, és hogyan ne. Illetve a kommunikáció nem működött – mi azt hittük, hogy jól elmondtuk, de ő mást értett alatta. (Nem volt számára egyértelmű, ezt nem jelezte, mi pedig nem bizonyosodtunk meg, hogy érti, mit kell csinálnia, nem kérdeztünk vissza.)
11. MEGFELELŐ EMBERNem megfelelő embernek adtunk ki egy bizonyos feladatot (Pl. tériszonyos embert küldtünk fel a létrára, akiről mi ezt nem tudtuk. Ő meg nem szólt, csak bólogatott és megpróbálta megcsinálni, ami nem az erőssége.)Ez is vezetői felelősség, hiszen nekünk kell kiválasztani, kit mivel bízunk meg. Ha alkalmatlan embert vettünk fel egy feladatra, az nem az ő hibája.
10. A KEZDÉS ELLENŐRZÉSENem ellenőriztük, hogy (időben) elkezdte-e végrehajtani (sokan csak a határidő közeledtével kezdenek el egyáltalán iparkodni), sem azt, hogy jól fogott-e neki (jól mászik a létrán, csak rossz falnak támasztotta)Nem csak a végén kell ránézni a munkatársra, hogy kész van-e, hanem menet közben akár többször is, hogy hogyan halad, de kezdéskor mindenképpen, hogy elindult-e egyáltalán.
9. LÉTSZÁMHIÁNYNincs elég ember, túlterhelt a kolléga, nem jutott elég ideje vagy figyelme az adott dolograTúlterhelt időszakban ne is várjunk normál teljesítést
8. ERŐFORRÁSHIÁNYNem áll rendelkezésére elég erőforrás (akár eszköz, idő, pénz, segítség, alapanyag, információ, stb.)Rossz szerszámokkal, eszközökkel nem lehet profi teljesítményt nyújtani

II – Közös felelősségek

KATEGÓRIALEÍRÁSMEGJEGYZÉS
7. ÖNMOTIVÁCIÓLehet, hogy már tönkretettük a motivációját korábban (vezetői hibákkal)Az összes vezetői hibán végigmegyünk a 750 Nap A Cégvezetés Frontvonalában nevű tréningen (klikk ide több infóhoz)
Jelzem, hogy ez a legsúlyosabb és legáltalánosabb probléma. Ha ugyanis (ön)motivált a munkatárs, és akar dolgozni, az sok más problémát kompenzál.
6. ELHIDEGÜLÉSNem jó a viszonya a közvetlen főnökével (pl. alacsony érzelmi intelligencia miatt meg van rá sértődve)A munkatársak leginkább a “főnök” kedvéért dolgoznak. Ha ez a kapcsolat megromlik, azt fogják mondani magukban, hogy “Bassza meg a cégét ez a köcsög, ahol van, megcsinálom a minimumot és 4-kor ki fog esni a toll a kezemből, szarok én bele!” – bocsánat, ez most nem finomítottam, mert ez a valóság. Sajnos a legtöbb munkavállaló eljut idáig.
Nyilván ez valahol azért közös felelősség, mert valószínű a főnök tett is érte – ugyanakkor a munkavállalók sokszor félreértenek dolgokat és mindenképpen túlérzékenyek.

III – Munkatársi felelősségek

KATEGÓRIALEÍRÁSMEGJEGYZÉS
5. ENERGIASZINTLehet, hogy rossz napja van, fáradt, túlhajszolt, ki van égveEz lehet átmeneti, pár napos, de egy kiégés hosszú időn át is tarthat
4. EMBERI KONFLIKTUSOKLehet, hogy ellentét van közte és egy kolléga között, akivel dolgoznia kellene
3. ALACSONY IQLehet a hiba oka alacsony IQ (nem veszi észre, nem áll rá a szeme, elfelejti, elbénázza)
2. ALACSONY MUNKAETIKAAlacsony munkaetika (A munkaetika annyit tesz, hogy mennyire és hogyan dolgozik, amikor épp nem figyeli senki…)
1. TELJES ALKALMATLANSÁGEnnek ezer oka lehet, de a mi szempontunkból a kiválasztást rontottuk el nyilvánvalóan

Mit lehet tehát tenni, ha valaki nem teljesít megfelelően a munkakörében?

1 – Derítsük ki, mi a nemteljesítés oka (okai)

  • Először is ismerjük fel, ha a munkatárs nem megfelelően dolgozik. (Ez azért a legtöbb esetben szemet szúr, nyilván.)
  • Legyen egy olyan fórum, ahol a munkatársat meghallagatjuk, elmondhatja, hogy van ő mostanában, mik az érzései, stb. (Lehet, hogy a főnökének nem fog megnyílni a szükséges módon – olyankor érdemes bevonni akár egy külső szakembert.)
  • A munkatárs megfigyelése és az elbeszélgetés(ek) alapján derítsük ki, hogy a 16-os skálán mi lehet a hiba oka. Jelzem, több is lehet egyszerre.

2 – Vállaljuk el a teljes felelősséget

Itt nagy szükségünk lesz önreflexióra, mert a legtöbb esetben vezetői hibáról van szó. Tudnunk kell őszinétnek lenni magunkkal, beismerni, hogy mi is elrontottunk ezt-azt és akarni változni.

Nincs cégfejlesztés személyiségfejlesztés nélkül…

Ha azt várjuk el, hogy mi majd “mondunk” valamit, meg “alkalmazunk egy technikát” és a munkatárs majd megváltozik – de nekünk nem kell változni -, máris tévúton járunk.

Ha a cégedben valami nem úgy máködik, ahogy kellene, első sorban neked kell VÁLTOZNI.

Nem simán mást csinálni – hanem változni ! Másképp gondolkodni, másként viselkedni, mást csinálni, másképp érezni, másképp reagálni. Más személlyé kell válnod, mert az, aki eddig voltál, ezt hozta létre, amit most tapasztalsz.

Én legszívesebben a cégvezetők felét kirúgnám a saját cégükből, és hoznék egy alkalmas vezetőt a helyükre… De mivel ez lehetetlen és nyilván nonszensz, így egyetlen esély maradt: a vezetői önfejlesztés.

A cégedért teljes felelősséget kell vállalnod. Ami nem jelent önvádaskodást, de mindenképp jelenti, hogy nem mástól várod a megoldást, hanem proaktív módon cselekszel, változol.

Ami azt illet, a munkatársi felelősségek (1-5 a listán) egy része szintén a te felelősséged – hiszen ha alkalmatlan, alacsony munkaetikájú, vagy alacsony IQ-val rendelkező embert vettél fel a céghez és viseled el, hogy kárt okoz, az egyértelműen vezetői hiba. Ki vette fel? Ki tűri el?

Vállalj teljes felelősséget – és cselekedj is ennek megfelelően!

3 – Hárítsuk el a nemteljesítés okát, okait

Nos, ha megfigyeléssel és segítő, támogató kommunikációval, sok-sok kérdéssel, őszinte odafigyeléssel (a leb@szás rémisztő veszélye nélkül) megtudtuk a munkatárstól, hol a probléma, akkor járjunk el a lenti listának megfelelően. (Amúgy meg fogsz lepődni – ebben már semmi extra vagy nehézség nem lesz. A nehéz a szándék, a saját vezetői felelősség felismerése, az önreflexió és a hajlandóság a változásra. Ha ez megvan, minden más már csak rutinmunka.)

A HIBA OKAELJÁRÁS
16. KÉPZÉS– Gondoskodjunk róla, hogy senki ne végezzen olyan munkaát, amihez nem kapott megfelelő képzést
– Vezessünk be (tovább)képzési programokat a cégben
– Különös tekintettel az újak betanítására (onboarding)
– Amíg nem tudja stabilan az új a dolgát, legyen mellette egy (jó) mentor
15. VIZSGA– A képzésen tanultakról adjanak a gyakorlatban számot a munkatársak (csak azért, mert végigülte a képzést, vagy letöltött egy dokumentációt, még nem biztos, hogy fogja tudni)
– Legjobb az a vizsga, ahol a vizsgázónak kell elmagyaráznia a tanultakat egy újnak (legjobban akkor tanulsz, amikor tanítasz)
14. DOKUMENTÁCIÓ– Mindenki kapja meg a munkaköréhez szükséges összes dokumentációt
– És szoktassuk rá őket, hogy “papírból”, csekklisták, eljárások alapján dolgozunk
13. MEGÁLLAPODÁS– Egy új munkatárs felvételekor, vagy amikor új jellegű feladatot kap valaki, beszéljük át alaposan az elvárásokat, és legyen lehetősége (retorzió nélkül) nemet mondania. Ha ugyanis nem önként vállalja el a feladatot, hanem kényszerűségből megcsinálja, vagy nem mer szólni, annak legkevésbé lesz jó eredménye. Merj szembesülni a kemény tényekkel, ha a munkatárs nem vállalja a feladatot – és keress rá másvalakit. Hidd el, jobban fogsz járni hosszú távon. (Számolnunk kell az embereink gyenge pontjaival.)
12. FELADATKIADÁS– Tanulj meg jól kommunikálni, magyarázni (illetve képezd ki erre azokat a cégedben, akik adhatnak ki utasítást)
– Adj lehetőséget, időt a kérdezésre (a retorzió veszélye nélkül)
– Mindig kérdezz vissza, mit értett meg az ember abból, amit elmondtál. Legyél türelmes, lehet, hogy sok idő kell, amíg összeáll a fejében a kép. Nem érezheti rajtad a türelmetlenséget, sürgetést, mert az iszonyú frusztráló. Szupertürelem…
11. MEGFELELŐ EMBER– Figyelj rá, hogy a megfelelő embernek add ki az adott feladatot. Ha nincs alkalmas embered valamire, szervezd ki, vagy vegyél fel újat – illetve képezd ki a meglévőket. De csak utána add ki nekik a feladatot, amikor már alkalmassá tetted őket az elvégzésére.
– Tipikus hiba, amikor a jól dolgozó munkást nevezik ki holnaptól brigádvezetőnek. Így elveszítették a legjobban dolgozó emberüket és csináltak egy alkalmatlan, kiképzetlen, eleve kudarcra ítélt vezetőt.
10. A KEZDÉS ELLENŐRZÉSE– Amikor kiadtál egy feladatot, várd meg, amíg elkezdi az illető (ha azonnal elvégzendő) – és nézd meg, jól fogott-e neki, tényleg erről beszéltetek-e
– Ha nem azonnali a teendő, akkor pedig a naptárban (kanban táblán, Gantt charton) alkalmazd a kezdési időt is a határidő mellett, és kontrolláld le, hogy időben és megfelelő módon elkezdte-e a munkatárs végrehatjani a feladatot.
A legtöbb cégben nem alkalmazzák ezt az egyszerű technikát, pedig semmibe nem kerül és rengeteget dob a hatékonyságon.
9. LÉTSZÁMHIÁNYEzzel a témával óvatosan kell bánni, mert az emberek állandóan azt fogják mondani, hogy “kevesen vagyunk”. Ami vagy igaz, vagy nem…
– Minden esetre gondoskodj róla, hogy legyen elég ember azon a területen, amitől eredményt, fejlődést vársz
– Sokáig ne hagyd futni a céged létszámhiányosan, mert a túlterheltségtől újabb munkatársak fognak felmondani (dominó-effekt)
– Amikor túlterheltek az emberek (tényleg), légy megértőbb és engedj az igényeidből ideiglenesen
8. ERŐFORRÁSHIÁNYNagyon sok cégvezető vár el profi eredményt úgy, hogy a profi munkavégzés eszközeit nem biztosítja ehhez.
– Adj olyan eszközöket a munkatrásaidnak, amilyen eredményeket vársz tőlük
7. ÖNMOTIVÁCIÓEz a legélesebb téma, és talán egyik legégetőbb gyakori probléma a cégekben. A nem jól kommunikáló vezető belegyalogool az amúgy is túlérzékeny munkatársak lelki világába és elrontja az első számú motivációt – miszerint az alkalmazottak a főnök kedvében akarnak járni, ha ő igazi vezető, vezér, mentor és jó vele a viszonyuk. Tűzbe mennének érte. Ameddig olyan a nexus.
– Törekedj rá, hogy legyen jó kapcsolatod az embereiddel
– Szeresd őket (kifelé is: alkalmazd az 5 szeretetnyelvet folyamatosan, de befelé is: tényleg kezdd el szeretni az embereket, úgy értem, valóban, tiszta szívedből, mert méltóak rá, hidd el)
– Nagyon ügyelj a kommunikációdra. Felejtsd el a kritizálást, leb@szást. Nem lehet egy problémát “kiverni” egy emberből, csak “kiszeretni” belőle.
– Legyél türelmes. Szupertürelmes velük.
– Tördőj velük, az emberrel, ne gépeknek tekintsd őket. Egy munkatársnak nem ROI-ja van ba+, hanem lelki világa!
– Beszélgess velük sokat (akár céges kereteken kívül is), legyél a mentoruk, érdekeljen, mi van velük, támogasd az egyéni céljaikat
– Hallgasd meg őket, bármikor fordulhassanak hozzád kérdéssel, kéréssel – és mindig türelmesen várd meg, mit mondanak, ne rohanj, ne sürgesd őket, ha már vették a bátorságot hozzád fordulni. Amikor egy munkatárs áll veled szemben, az összes időd az övé.
– Érd el, hogy ne kelljen soha attól tartaniuk, hogy “ki fognak kapni”. Még akkor se, ha hibáztak. (Az már úgyis megtörtént. Nem az a lényeg, hanem hogy innentől mit lehet tenni.)
– Legyél szelíd, kedves, barátságos, támogató – ugyanakkor következetes, fegyelmezett és határozott. A kettő nem üti egymást. Legyél szigorú és konzekvens abban, MIT csinálsz, és mit csinál a cég, és legyél kedves abban, HOGYAN kommunikálod mindezt le.
6. ELHIDEGÜLÉSAz előző pontban írtak ide is érvényesek. Törekedj rá, hogy emeld a munkatársaiddal az ún. kapcsolati hőmérődet, legyen mindenkivel jó nexusod – amit semmi más nem tud erősíteni, csak a sok és minőségi kommunikáció.
– Legyél elérhető az embereid számára
– Barátkozz velük, de sose felejtsd el, hogy ők sosem lesznek a barátaid. Ők viszont érezzék azt, hogy te a barátjuk vagy (mentoruk). De te magadban azért mindig tudd, hogy igazi barátokat neked máshol kell keresned.
5. ENERGIASZINT– Adj elég pihenő időt és pihenőnapot nekik
– Motiváld őket (a legmotiválóbb a sikerélmény – törekedj rá, hogy olyan feladatokat kapjanak, ahol van sikerélményük és dicsérd meg őket az elért eredményekért)
– Ha kiégést tapasztalsz, újítsd meg az illető munkakörét, kapjon új feladatokat, új kihívásokat, új projektet, izgalmasabb dolgokat, megbizatást, nagyobb felelősségi kört, nagyobb önállóságot vagy akár új pozíciót a cégen belül.
4. EMBERI KONFLIKTUSOK– Közvetíts az ellenséges felek között és probáld őket közös nevezőre hozni
– Ha találsz egy szarkeverő kollégát a cégben, akkor pedig azonnal szabadulj meg tőle
3. ALACSONY IQ– Sok ebből adódó hibát ki lehet küszöbölni hülyebiztos rendszerekkel automatizálással, profi dokumentációval, csekklistákkal
– Legyen egy félszemű a vakok között: placcmester, művezető aki irányítja a full kreténeket, és egy kontroller, aki ellenőrzi az eredményt
2. ALACSONY MUNKAETIKANa ez az, amire szerintem nem nagyon lehet senkit megtanítani. Ezt vagy hozza valaki gyerkkorából, vagy felejtős. Ha az összes többi, fenti pont stimmel, akkor ez azonnali kirúgás. (De ha azért lassú vagy lazsál valaki, mert mi rontottuk el az önmotivációját, akkor helló – egy új ember semmit nem old meg, ugyanide fogjuk juttatni fél év alatt.)
1. TELJES ALKALMATLANSÁG– Nézd át a kiválasztási rendszered, hogyan fordulhatott elő, hogy sikerült felvenni egy alkalmatlan embert.
– Nyilván az érintett kollégával pedig megbeszéljük, hogy máshol jobb karrier várja.

Válj szuper vezetővé, valódi vezérré és szeretetvezérelt mentorrá! Csodák fognak történni a cégedben!

Ha te megváltozol – megváltozik a világ!

"Építs rendszereket, szeresd az embereket - és élvezd a cégedet" (Szász Mátyás)

STOP! Amikor úgy érzed, hogy eljött az ideje a céged ráncba szedésének, akkor kezdd itt:

Egy új üzleti valóság vár rád a túloldalon!

CÉGVEZETŐI STARTER KIT

Töltsd le DÍJMENTESEN a Prosperitásképlet Organigramot és hozzá a 9 diasort, tucatnyi videót.

Ezek bemutatják azt az innovatív cégfejlesztési módszertant, amivel a következő szintre fejlesztheted a vállalkozásodat!

Olvass további blogcikkeket cég- és önfejlesztés témákban: