Hogyan adjunk úgy ki feladatot, hogy meg is csinálják? (Úgy, ahogy azt mi elképzeltük…)

A feladatok hatékony átadása rendkívül fontos egy cég működéséhez és növekedéséhez, de nagyon nehéz jól csinálni

hirdetés

TIPP: Mivel ez egy hosszú cikk, ha sietsz csak görgesd át, olvasd el a címsorokat, és ami megfog, abba olvass bele. Ugyanakkor ha elolvasod, meg fog változtatni mindent, ahogy eddig a céged vezetted!

Egy szervezetben a vezetők mindig vért izzadnak, hogy megfelelő módon el tudják végeztetni a feladatokat az emberekkel

Ha Neked is az az érzésed, hogy egyszerűen bármit mondasz, bármit csinálsz, a fejed tetejére állhatsz, ezerszer elmondhatod, akkor sem csinálják meg jól a munkatársaid a feladatokat, akkor ez a cikk Neked szól.

Kezdjük ott, hogy ne gondold, hogy a Te cégeddel van a baj – ez a jelenség általános.

Nagyon magas cégkultúrával kell rendelkezzen egy vállalkozás ahhoz, hogy az legyen az életélményünk, hogy itt mindenki tudja és teszi a dolgát. Ilyen is van és el lehet jutni erre a szintre. De nem ez a jellemző, szóval nyugi, sokan küzdenek ezzel és van megoldás.

Miért nem tudja és teszi mindenki a dolgát?

Ennek a jelenségnek két nagy kategóriája van:

  1. Az egyik, amikor maga az ember, a munkatárs alkalmatlan. Vagy annyira “nemtörődöm” személyiség, annyira nincs munkamorálja, hogy tojik bele mindenbe – de lehet simán lusta, gőgös, nagyképű, vagy egyszerűen gyenge képességű, sőt, kifejezetten rosszindulatú is.
  2. A másik ok, hogy szegény csinálná, és csinálja is a legjobb tudása szerint, de nincs kiadva jól a feladat, nem érti, mi az elvárás felé, nem tudja, mikor tesz jót, vagy mi a fontos, mi a prioritás.

És néha e kettő keveredik… Azaz nem is adtuk jól ki a feladatot, meg még lusta is az ember.

Az alábbi módokon lehet elérni, hogy svájci óraként működjön a céged

A) Mindenek előtt jó emberekre van szükséged – ez toborzási, kiválasztási kérdés

De…!

De nem javaslom, hogy ehhez az eszközhöz nyúlj elsőként, ugyanis ha maga a rendszer nem megfelelő, akkor hiába találsz egy jó embert, az is be fog olvadni, lerontja őt a rossz közeg.

Ha a meglévő munkatársakból nem tudod kihozni a következő szintet, akkor újakkal sem fogod tudni!

Cserékben csak azután lehet gondolkodni, hogy előbb mindent rendbe raktál (lásd a többi technikát a cikkben) és valaki még akkor sem csinálja a dolgát. Az már munkatársi hiányosság. Egész addig vezetői.

Erre szoktuk azt mondani: előbb a rendszer, és csak utána az ember.

(Azaz előbb rendszerhibára és csak utána kell emberi hiányosságra gondolni.)

B) Alakíts ki fejlett cégkultúrát

Ez egy hosszú távú projekt, ami első sorban abból indul ki, hogy Te hogyan viszonyulsz a munkatársaidhoz mint emberekhez.

Jegyezz meg három fontos szót, amit én Forray Niki barátomtól tanultam, aki e téren is egy nagyon sikeres cégvezető.

“Az embereidnek három dologra van szükségük: Felemelés, Bátorítás, Támogatás!”
(Forray Niki)

Óriási témák ezek, nem tudunk belemenni, mert ezt a cikket majd a delegálás módjának fogjuk szentelni, de azt jegyezd meg, hogy ha jó embereket találtál, őket nem kell kívülről motiválni. Ők teszik a dolgukat belső hajtóerőtől fűtve – csak el ne vedd a kedvüket!

Támogasd, bátorítsd, emeld fel őket!

Szeresd őket!

Szeresd őket tettekkel!

C) Tanulj meg jól kiadni feladatot (most lyukadunk ki a lényeghez)

Mostantól akkor elkezdünk szakmázni, figyelj, ütős lesz.

Hogyan adjunk úgy ki egy feladatot, hogy azt úgy hajtsák végre, ahogy mi elképzeltük – íme:

1 – Előbb csináld meg Te

Ez a kitétel nem lesz minden esetben igaz, hiszen sok olyan dologra is meg kell kérjük a munkatársainkat, amihez mi nem értünk. Hiszen nem tudunk egyszerre targoncát vezetni, Excel táblát varázsolni, Facebook hirdetést feladni, stb.

Ezért bontsuk két kategóriára a teendőket:

  1. Amihez értesz, előbb Te csináld egy darabig (1-2 hét vagy hónap), aminek az lesz az értelme, hogy Te rá fogsz jönni olyan megoldásokra, módszerekre, amire a munkatársad magától nem biztos, hogy ráébredne. Így egy olyan módon tudod majd átadni a feladatot, ami igazán hatékony, és pontosan fogod tudni, mi reális, mi nem, mit lehet elvárni egy ilyen tevékenységtől. (Ezáltal nem állítasz irreális elvárásokat a munkatársaid elé, de megvezetni sem tudnak azzal, hogy ezt vagy azt nem lehet.)
  2. Amihez nem értesz, ott felügyelőként kell ott lenned, amikor a munkatárs “belakja a feladatot”, kialakítja az elvégzésének legjobb módját – mert külső szemmel (feltehetően nagyobb élettapasztalattal és mindenképpen nagyobb rálátással a cégre) fogsz tudni neki akár még laikusként is javasolni ötleteket, útrövidítéseket. Lehet, hogy nem Te ülsz a targoncán, de Te mondod meg, hogy mit honnan hova pakoljon át.

Tehát csináld (vagy felügyeld), optimalizáld, találd meg a legjobb módokat a végrehajtásra.

2 – Dokumentáld

Ha megvan a mód, ahogy egy adott feladatot legjobb módon végre lehet hajtani, akkor írd le, dokumentáld le az eljárást.

Írd le a folyamatot, lépéseket, szempontokat, trükköket. Erre a legjobb szoftver (jelenlegi tudásom szerint) a Notion, de szuper lehet az Evernote, vagy a Google Dirve (Google Docs is).

3 – Tanítsd meg

Ezzel a dokumentummal a kezedben tanítsd meg a munkatársadnak a feladatot.

  • Meséld el neki a nagy képet, mondd el, miért van szükség erre a feladatra, mi a szerepe a cégben, miért lesz jó mindenkinek, ha jól végezzük ezt a munkát. (Ezt felépítésnek hívják, lényegében “el kell adnod” a feladatot a munkatársnak. Értenie kell a saját szerepét az értékteremtő folyamatban.)
  • Mutasd meg neki a végrehajtást – első körben úgy, hogy Te csinálod és magyarázod közben – valamint végig a dokumentáció alapján haladtok, és rámutatsz a pontokra, hogy “Nézd, ezt csinálom és ezt itt van leírva.”
    Ezen a ponton légy nagyon türelmes, mert egy újszerű dolgot először nagyon nehéz átlátni és megérteni. Neked már ott van a fejedben a teljes kép, ő meg csak egy képkockát lát egyelőre – nincs neki kontextus, ami segítené a megértést. Légy nagyon-nagyon türelmes és lassan magyarázz. Hagyj neki időt a megértésre, kérdezésre, reagálásra.
    Pontról pontra haladva bizonyosodj meg, hogy nem vesztette el a fonalat és még mindig érti. Ha elveszti a megértését egy ponton, az összes utána következőt sem fogja érteni. Ezért nem haladhatunk tovább egy meg nem értett ponton.
  • Következő körben engedd, hogy ő csinálja a végrehajtást. Haladjatok lépésről lépésre, nézze a dokumentációt, néha súgj neki, de alapvetően engedd, hogy magától jöjjön rá a megoldásra. Itt légy még türelmesebb mint eddig. Fontos, hogy szánd rá a zavartalan, minőségi időt, és teremts erre nyugodt körülményeket.
    Ha szükséges, korrigáld a végrehajtást, ne engedd hibázni az illetőt, hogy ne a rossz rögzüljön.
  • Utána mondasd vissza vele, mit csinált, és mit miért csinált. Ha nem tudja fejből (esetleg kicsit puskázva a dokumentációból) visszamondani mit miért csinált, akkor nem érti a lényeget, hanem csak mechanikusan végrehajtotta a lépéseket.
    Ez se rossz, de fontos lenne, hogy értse, melyik lépés miért ott van, és miért úgy kell végrehajtani, mert megértés nélkül el fog akadni az első kivételes esetnél vagy problémánál.
  • Ha nagyon profi szintre akarod ezt vinni, utolsó lépésként játsszátok el, hogy ő tanít be Téged. Amit ugyanis nem tudunk elmagyarázni, azt nem értjük. Ha el tudja neked mondani a lépéseket, ha el tudja magyarázni neked (vagy akár másnak, újaknak) a feladatot, akkor érti. Amit tudunk tanítani, azt értjük is.

A delegálás dokumentáció és betanítás nélkül nem delegálás, hanem felelősséghárítás.

4 – Add ki a feladatot írásban

Ez sem igaz mindig, mikro-szintű, vagy gyakorlati feladatokat nincs értelme leírni.

De nagyon sokszor az szokott a probléma lenni, hogy elmondunk futólag valamit, amit félreért a munkatárs és ő a legjobb tudása szerint azt hajtja végre (pontosan), amit ő értett, vagy gondolt ebből.

Ezért nem ő a hibás. Ha nem tudod egyértelműen elmondani, mit szeretnél, és/vagy nem győződsz meg róla, hogy a másik tényleg meg is értette, akkor mit vársz?

És sosem az számít, Te mit mondtál, hanem az, hogy ő abból mit értett meg.

Megértésben muszáj alkalmazkodnod a munkatárs képességeihez!

Olyan ez, mint egy számítógép. Ha be akarod valamire programozni, kénytelen leszel Te alkalmazkodni hozzá, és azon a programnyelven kommunikálni, ahogy a gép ért. És kénytelen leszel a sebességéhez is Te alkalmazkodni. (Senki nem mondta, hogy embereket vezetni, Vezérré válni könnyű.)

No, lényeg a lényeg, ha van értelme, akkor írásban add ki a feladatot, ahol precízen és visszakereshető módon le tudod írni, mit vársz el. (Megjegyzem, hogy erre is tökéletes a Notion, de megteszi a Trello vagy hasonló szoftver is.)

Ehhez pár tipp, én hogyan szoktam leírni, definiálni egy feladatot:

  • Elsőként írok 1-2 bekezdést “Infó” címszóval. Itt leírom a háttér sztorit, kontextusba helyezem a munkatársamat, hogy értse, hol kapcsolódik be a folyamatba, és miért van szükség a feladatra.
  • Jönnek a konkrét lépések “Feladat” címszóval. Itt listaszerűen, checkboxokkal sorba szedem a lépéseket. Ha nem ugrik az ujja, és lépésről lépésre halad, nem tud hibázni. (A végrehajtás módját meg elvileg tudja, arról szólt a betanítás, azért van ledokumentálva az eljárás.)
  • Az utolsó pont opcionális: ha újszerű a feladat, szoktam mellékelni “Súgó”-t, ahol a végrehajtás módjáról talál plusz infókat. (Például ha mondjuk a SalesAutopilot szoftvert tudja is használni valamilyen szinten, de egy újszerű feladathoz érkezünk, akkor belinkelem a Tudásbázis oktató videót az adott témáról.)

És egy plusz tipp: ha fontos, azaz ha nem mindegy a végrehajtás módja (tehát nem csak a végeredmény számít), akkor ahhoz is adjunk szempontokat. Sőt, még azt is le szoktam írni néha, hogy mit NE vagy hogyan NE csináljon az illető. (Ha mindegy a végrehajtás módja, akkor ez természetesen kihagyható.)

5 – Kérj visszajelzést

Ez egy nagyon fontos rész. Eddig elég egyirányú volt a kommunikáció: mi kijelentettük, hogy “Helló, csináld ezt és ezt!”

De ez még abszolút nem jelenti azt, hogy ezt ő meg is értette, egyet is ért vele, van is rá affinitása, és hajlandó is megcsinálni.

Ezért visszajelzést kell kérni:

  • Mondja el, mit értett meg a feladatkiadásból. Mondja vissza, mit kell csinálnia.
  • Esetleg mondasd végig vele, hogy lépésről lépésre mit fog csinálni (fejben játsszátok le, ha összetettebb dologról van szó).
  • És szó szerint vagy virtuálisan “csapjatok egymás tenyerébe”, hogy vállalja is (legalább mondjon igent és bólintson), hogy meg fogja csinálni. Ezt hívjuk megállapodásnak. Ez nagyon-nagyon fontos!

6 – Támassz elvárásokat

Feladatkiadáskor és menet közben is éreznie kell a munkatársnak, hogy Te tényleg elvárod, hogy el legyen végezve az adott feladat. Sokszor megtörténhet ugyanis, hogy ellen fognak állni.

Ilyenkor nagyon nyugodt, szeretetteljes energiával, ugyanakkor határozottan és eltántoríthatatlanul közölni kell, hogy márpedig ezt meg KELL csinálni. De engedd meg neki, hogy elmondja a félelmeit, engedd, hogy kicsit panaszkodjon az ember, hadd adjon hangot az ellenállásának. Hallgasd meg és légy megértő.

De ne engedd, hogy a feladat alól kibújjon. Vidd végig a folyamatot, ne hagyj menekülési utat. Légy türelmes, kedves de rendíthetetlen!

7 – Ellenőrizd

Amikor kiadtad a feladatot, egyből nézz rá, kérdezz rá, hogy elkezdte-e csinálni a munkatárs, és kukkants rá, hogy jó irányba indult-e, tényleg azt és úgy csinálja, amit kértél. (Ez is igazi gamechanger technika – azaz ez mindent megváltoztat, ha eddig nem így csináltad.)

Természetesen itt is van kivétel: tapasztalt munkatárs esetén, ha egy rutinfeladat lett kiadva, ennek a gyors csekkingnek semmi értelme.

De ha kezdő a munkatárs és/vagy újszerű számára a feladat, akkor ne a végén derüljön ki, hogy teljesen félreértette a dolgát, hanem már az első lépéseknél.

Olyan cégeknél, ahol sok az operatív feladat (ahol fizikailag kell valamit csinálni), és nagy a nyüzsgés, simán lehet, hogy kiadsz valamit és órák múlva sem kezdte még el az ember. Ezért kell kiadás után percekkel ránézni, hogy elkezdte-e. Ez is a Te felelősséged!

8 – Kontrolláld

Ez szinonimája az ellenőrzésnek, csak amíg az menet közben alkalmazandó, addig kontrollálni a feladat végén fogunk, főleg ugye az eredményt.

Álljatok oda a munkatárssal együtt a végeredmény elé, és közösen nézzétek végig a szempontok alapján, hogy azt és úgy sikerült-e megcsinálni, ahogy azt az elején megbeszéltétek, amiben megállapodtatok.

Legjobb, ha ő tudja bemutatni az elkészült munkadarabot – engedd, hogy büszkén végigmutogassa, mit vitt véghez.

9 – Adj visszajelzést

A kontrollálás alatt vagy után adj visszajelzést:

  • Dicsérd meg, ami jó lett,
  • azt is ismerd el, ami épp csak megfelelő lett,
  • és mutass rá arra, ami nem megfelelő.

Ez utóbbinál ki kell nyomozni, miért nem sikerült a végrehajtás.

Ennek az alábbi okai lehetnek:

  • Mégsem értette meg az ember, mit kell csinálnia,
  • Nem volt megfelelő a tudása, a betanítás,
  • Nem állt a rendelkezésére a megfelelő erőforrás (idő, eszköz, pénz, stb.),
  • Személyiségéből adódóan hibázott (kapkodás, zavarodottság, sietség, dekoncentráltság) – amit ki lehet védeni önellenőrzéssel, ha megtanítod nekik, hogy átadás előtt ő maga csekkolja le a végeredményt,
  • Alacsony morál miatti érdektelenségből (belesz@r..s) – ez emberi alkalmatlanság, cserélni kell.

Fontos: Ha megvan az emberben a szándék, de hibázott, NE csinálj belőle ügyet.

Nem történt semmit. Ki fogja javítani. Ki fogja magából munkálni.

Mindig a szándékot és hozzáállást nézzük, sosem magában a hibákat és a rideg tényeket. Mindenki hibázik. Te is. Én is. De amíg van szándék addig van remény.

Ha a hozzáállás romlik el, ott már nem sok remény van. (Jelzem, hogy sajnos sok esetben a vezető rombolja le az eredetileg önmotivált munkatárs hozzáállását.)

 

Vidd ezt így végig, és biztos lehetsz benne, hogy azt és úgy fogja mindenki megcsinálni, ahogy Te azt elképzelted. Bízz a technikákban, mert a technikák mindig működnek!

 

Összefoglalás: Mi a teendő, ha mégsem az történik, amit szeretnél?

Nagyon egyszerű: végezz őszinte önvizsgálatot az alábbi csekklistával:

▢ Ki lett találva a végrehajtás helyes módja?
▢ Le lett dokumentálva ez az eljárás?
▢ Megkapta a munkatárs ezt a dokumentációt? Be lett tanítva? Meggyőződtünk, hogy tudja is?
▢ Ki lett adva a feladat írásban? Vagy szóban, de érthetően?
▢ Létrejött a megállapodás? Visszamondta, mit értett meg belőle?
▢ Értette, érezte a munkatárs, hogy ezt meg KELL csinálnia és nincs kifogás?
▢ Ránéztél, rákérdeztél, hogy elkezdte-e csinálni?
▢ A végén leellenőrizted, hogy milyen lett az eredmény?
▢ Adtál visszajelzést (főleg dicséretet) az eredményről?

Ha őszintén, mindenre igen a válasz, és még mindig nem az történik, aminek kellene, akkor az súlyos munkatársi alkalmatlanság. Ez esetben nincs más megoldás, mint a csere – akár cégen belül is át tudod helyezni számára alkalmasabb pozícióba, vagy pedig el lehet engedni.

Ha bárhol Te akadtál el a folyamatban, és nem-mel kellett válaszolni egy vagy több kérdésre, akkor az vezetői hiba, amiben az a jó hír, hogy bármikor ki tudod javítani, csak rajtad áll!

Ha ezzel a csekklistával vezeted a csapatodat, egyik napról a másikra meg fog sokszorozódni a hatékonyság

Egycsapásra elkezdenek MŰKÖDNI a dolgok. Használd ezt a csekklistát, meg fogja menteni / változtatni / sokszorozni a céged!

Szívesen 🙂

 

Tetszett? Légy a mozgalom részese és oszd meg más vállalkozókkal is:

Szász Mátyás

Szász Mátyás

Mátyás a VEZÉRAKADÉMIA alapítója, immáron tizedik éve foglalkozik cégvezetők képzésével. Ez idő alatt fejlesztette ki és dokumentálta le 2.000 oldalon a RendszerMarketing elnevezésű cégfejlesztési módszertant, mely egy egységes rendszerben tartalmazza az összes technikát, amivel sikerre lehet vinni egy kisvállalkozást ma Magyarországon.

Csatlakozz most vállalkozói Facebook közösségünkhöz, mert itt osztjuk meg a legújabb cikkeket:

Csak kattints itt a “Tetszik az oldal” gombra:

Díjmentes PDF

Az Üzleti Élet 5+1 Legfontosabb Sikertörvénye

Töltsd le ezt a 30 oldalas eBookot arról az öt plusz egy sikertörvényről, melyek leginkább hatással vannak az üzleti eredményeidre. Csak add meg itt, melyik e-mail címedre küldhetjük a PDF-et:

Olvass további leckéket cég- és önfejlesztés témákban:

Melyik e-mail címedre küldhetjük a PDF-et?

Az Üzleti Élet 5+1 Legfontosabb Sikertörvénye c. eBook letöltése díjmentes.

30 oldalas PDF